Hvad er compliance
Compliance, eller “overholdelse” på dansk, udgør (eller burde udgøre) en kritisk komponent i driften af alle organisationer, uafhængigt af deres sektor. I sin essens drejer det sig om at handle i henhold til fastlagte retningslinjer og/eller lovgivning, såsom specifikke standarder for branchen, GDPR (General Data Protection Regulation), og etiske retningslinjer.
Som organisation er det afgørende, at du sørger for, at virksomheden efterlever alle relevante regler og love, og samtidig besidder den nødvendige dokumentation for at bevise overholdelsen.
At opretholde compliance bliver mere og mere komplekst på grund af en voksende mængde af regler, hvilket kan virke som en udfordrende opgave at implementere forebyggende tiltag. Ikke desto mindre kan du ved at gøre det ikke kun undgå en lang række omkostninger for organisationen på lang sigt, men også formindske risici og forbedre effektiviteten.
Hvad betyder det at være compliant?
Overordnet kan compliance opsummeres som processen, hvor man sikrer, at både din organisation og dens medarbejdere overholder alle relevante love, regler, standarder og etiske retningslinjer, som er gældende for både organisationen og branchen i bred forstand. Dette omfatter overholdelse af både interne politikker og procedurer samt juridiske krav.
Compliance-arbejde er en dynamisk proces, der nødvendiggør løbende justeringer, men belønningen kommer i form af forbedret kvalitet, øget tillid og større gennemsigtighed med hensyn til produkter, tjenester og databehandling.
Hvorfor er compliance vigtigt?
Målet med compliance er at identificere og forhindre regelbrud, men der er mere til begrebet end sådan. Et effektivt complianceprogram kan også assistere organisationen i at forebygge spild, bedrageri, misbrug, diskrimination, og andre handlinger, der kan forstyrre den daglige drift og skade organisationens omdømme.
Et velfungerende complianceprogram kan også forbedre dialogen mellem ledelsen og medarbejderne, da det lægger vægt på vigtigheden af klar, omfattende og frem for alt løbende kommunikation. Det er umuligt at forvente, at medarbejdere overholder regler og forskrifter, de ikke kender til. Derfor kan effektiv uddannelse og kommunikation om organisationens complianceprogram øge medarbejdernes opmærksomhed på virksomhedens overordnede mål, hvilket gør det lettere for dem at bidrage til en gnidningsfri drift. I sidste ende udstyrer du organisationens medarbejdere til at udføre deres arbejde effektivt.
Et gennemtænkt complianceprogram kan også have en positiv indvirkning på de eksterne aspekter af en organisations værdikæde. Leverandører kan være kilden til diverse hændelser og forstyrrelser, som potentielt kan medføre betydelige omkostninger, såsom brud på datasikkerhed, privatlivets fred og kvalitetsstyring. Dette er blevet særligt relevant i lyset af strammere EU-reguleringer som NIS2, GDPR og CSRD, hvilket øger kravene til organisationer ikke kun om at have styr på egen drift, men også om at kende og håndtere risici ved samarbejde med tredjeparter.
Ved at fremme øget transparens i adfærden hos tredjeparter og ved at integrere sikkerhed i forsyningskæden, kan en organisation ikke kun forebygge risici, men også skabe mere intelligente arbejdsforhold, øge effektiviteten og opnå besparelser på omkostningerne.
Compliance ved hjælp af de rigtige værktøjer
Flere organisationer opretter et specifikt complianceprogram for nøje og konsekvent at håndtere deres compliancepolitik. Dette kan inkludere specialiseret software, der faciliterer compliance-arbejdet på tværs af forskellige afdelinger for at sikre effektivitet og konsistens i hele organisationen.
Ved hjælp af det korrekte værktøj kan du mindske risici, undgå menneskelige fejl og vigtigst af alt, gøre processerne mere effektive og ensartede på tværs af hele organisationen. For eksempel kan en løsning designet til GDPR bistå med at organisere data og processer, hvilket gør det muligt at håndtere organisationens databehandlingsaktiviteter og udvikle passende risikominimeringsplaner effektivt. Compliance-løsninger bidrager dermed til øget fleksibilitet, bedre gennemsigtighed, og mere effektiv compliance, specielt når organisationen vælger løsninger, der passer til dens unikke behov og fremmer samarbejde mellem forskellige compliance-områder.
De væsentligste fordele ved et effektivt complianceprogram inkluderer:
- Forbedret overblik og styring af risici
- Forøget effektivitet på tværs af afdelinger
- Optimerede arbejdsprocesser samt overvågning af hændelser
Compliance-software bidrager med betydelig værdi i hele organisationen, og ud over de fordele, der allerede er nævnt, er det også vigtigt at fremhæve, at forbedret samarbejde og kommunikation ofte er positive følgevirkninger af et velfungerende complianceprogram.